Geltungsbereich, Rollen und Anweisungen
Diese Zusatzvereinbarung ist Bestandteil der Website-Chat-Bedingungen zwischen Automation Room Control, LLC und dem Unternehmenskunden. Sie gilt, wenn ARC personenbezogene Informationen im gehosteten Website Chat im Auftrag des Kunden verarbeitet („Chat-Daten“). Der Kunde bestimmt die Zwecke und die Rechtsgrundlage der Erhebung von Chat-Daten. ARC handelt je nach Anwendbarkeit als dessen Dienstleister oder Auftragsverarbeiter. Konto-, Abrechnungs- und ARC-Sicherheitsaufzeichnungen, die für eigene Zwecke von ARC verarbeitet werden, sind gesondert in der Datenschutzrichtlinie beschrieben. Bei einem Widerspruch dieser Zusatzvereinbarung zu einer allgemeinen Nutzungslizenz oder einer Klausel zur Produktverbesserung hat diese Zusatzvereinbarung für die Verarbeitung von Chat-Daten Vorrang.
Der Kunde weist ARC an, Gespräche zu empfangen, zu speichern, weiterzuleiten, anzuzeigen und zu löschen; autorisierte Mitarbeitende und Besucher zu authentifizieren; optionale KI über das konfigurierte Konto bereitzustellen; sowie zugehörige Sicherheits-, Support- und verifizierte Datenschutzanfragen zu bearbeiten. Chat-Daten können Namen von Besuchern und Mitarbeitenden, Kontaktdaten und andere Nachrichteninhalte, Kennungen, Zeitstempel, Gesprächsstatus, Webseitenkontext und personenbezogene Informationen im bereitgestellten Unternehmenswissen oder in Einstellungen enthalten. Die Verarbeitung dauert an, solange der Dienst aktiviert ist und während des dokumentierten Aufbewahrungs- und Löschverfahrens.
Zweckbeschränkungen und Vertraulichkeit
ARC verarbeitet Chat-Daten ausschließlich für die oben genannten spezifischen Dienstzwecke, nach den dokumentierten Anweisungen des Kunden oder soweit dies nach anwendbarem Recht erforderlich ist. ARC wird Chat-Daten nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung verkaufen oder weitergeben, für nicht zugehörige kommerzielle Zwecke aufbewahren oder nutzen, zum Training von ARC-Modellen verwenden oder mit personenbezogenen Informationen anderer Kunden beziehungsweise unabhängig erhobenen personenbezogenen Informationen zusammenführen, außer soweit dies zur Erbringung der vertraglichen Dienste oder nach anwendbarem Recht zulässig ist. Allgemeine Feedback- oder Verbesserungsrechte setzen diese Einschränkungen nicht außer Kraft. ARC beschränkt den Zugriff auf autorisierte Personen, die ihn für diese Zwecke benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Der Kunde ist für rechtmäßige Anweisungen, angemessene Hinweise und Einwilligungen, die Autorisierung von Mitarbeitenden, Datenminimierung und die Einstellungen seiner Konten bei verbundenen Anbietern verantwortlich. Der Kunde darf weder optionales Modelltraining noch optionale Datenfreigabe mit Chat-Daten beim Anbieter anweisen. ARC benachrichtigt den Kunden, wenn es feststellt, dass es diese Pflichten nicht erfüllen kann oder eine Anweisung gegen anwendbares Datenschutzrecht verstößt; die Parteien werden die betroffene Verarbeitung entsprechend klären, aussetzen oder beenden.
Sicherheit und Vorfälle
ARC unterhält angemessene administrative, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, die dem Dienst und den betroffenen Informationen entsprechen, einschließlich Zugriffskontrollen, verschlüsselter Netzwerkübertragung, geschützter API-Zugangsdaten und Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Gehostete Gespräche sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Aussagen zur Cloud-Backup-Verschlüsselung beschreiben nicht Website Chat. Der Kunde muss sein lokales ARC-System, Mitarbeiterkonten, API-Konto und heruntergeladene Exporte schützen.
ARC benachrichtigt den Kunden vorbehaltlich des anwendbaren Rechts ohne unangemessene Verzögerung, nachdem es von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Informationen mit Auswirkungen auf Chat-Daten Kenntnis erlangt hat. ARC stellt die zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen zur Unterstützung der Untersuchung des Kunden und gesetzlich erforderlicher Benachrichtigungen bereit, informiert bei neuen Erkenntnissen über wesentliche Entwicklungen und ergreift angemessene Abhilfemaßnahmen. Damit wird keine feste Benachrichtigungsfrist über das anwendbare Recht hinaus zugesagt.
Anbieter und Anweisungen zu Drittanbietern
Der Kunde ermächtigt ARC, die im Anbieterhinweis für Website Chat genannten Infrastrukturanbieter für die vertraglich vereinbarte Verarbeitung einzusetzen. ARC verpflichtet die von ihm beauftragten Anbieter schriftlich zu einem ihrer Rolle angemessenen Schutz von Chat-Daten und bleibt für die ihnen gemäß dieser Zusatzvereinbarung anvertraute Verarbeitung verantwortlich. ARC aktualisiert den Anbieterhinweis und informiert zusätzlich, soweit dies gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist. Ein Kunde mit begründeten Datenschutzbedenken kann den Support kontaktieren, damit die Parteien diese behandeln oder den betroffenen Dienst beenden können.
Der ausgewählte Anbieter (OpenAI oder Anthropic) wird über das Anbieterkonto und den Schlüssel des Kunden aktiviert. Der Kunde ermächtigt ARC, die für diesen Dienst erforderlichen ausgewählten Inhalte zu übermitteln, und ist für seine Vereinbarung und Einstellungen bei diesem Anbieter verantwortlich. ARC bleibt für seinen eigenen Umgang mit den Daten verantwortlich; die gesonderten Kontobedingungen des Anbieters regeln dessen Verarbeitung. Diese Zusatzvereinbarung begründet keine Zusage einer ausschließlichen Speicherung in den Vereinigten Staaten und stellt nicht sämtliche möglicherweise für internationale Besucher erforderlichen Regelungen bereit.
Anfragen und Überprüfung
Unter Berücksichtigung des Dienstes und der verfügbaren Informationen unterstützt ARC den Kunden angemessen bei anwendbaren Auskunfts-, Export-, Berichtigungs-, Löschungs-, Sicherheits- und Prüfungspflichten in Bezug auf Chat-Daten. Direkt von Besuchern eingehende Anfragen werden normalerweise an das Unternehmen verwiesen, sofern das Gesetz keine andere Antwort verlangt. Verifizierte Administratoren können sich an den Support wenden, um verfügbare Exporte oder eine Löschung anzufordern. ARC stellt angemessen verfügbare Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten bereit und arbeitet bei angemessenen Überprüfungsanfragen mit, während es die Informationen anderer Kunden, Sicherheit und Vertraulichkeit schützt.
Soweit anwendbares Recht für Dienstleister dies verlangt, kann der Kunde angemessene Maßnahmen ergreifen, um zu prüfen, dass ARC Chat-Daten im Einklang mit seinen Pflichten verwendet, und um unbefugte Nutzung zu stoppen und zu beheben. Die Parteien stimmen eine geeignete, verhältnismäßige Methode ab; dies gestattet keinen uneingeschränkten Zugriff auf Produktionssysteme oder Daten anderer Kunden.
Aufbewahrung und Ende der Verarbeitung
Gespräche laufen gemäß der Aufbewahrungseinstellung des Dienstes ab: standardmäßig 30 Tage nach Erstellung, auf Bereitstellungsebene begrenzt auf 1 bis 90 Tage. Der Kunde kann über verifizierte Supportverfahren einen früheren Export oder eine frühere Löschung anfordern. Das Schließen oder Deaktivieren des Chats ist keine Löschung. Einstellungen, Wissen und Zugangsdaten bleiben bis zu ihrer Löschung erhalten. Auf eine verifizierte Anfrage zur Beendigung des Dienstes und Entfernung seiner Daten löscht ARC die angeforderten Chat-Daten und die Konfiguration, vorbehaltlich anwendbarer gesetzlicher Anforderungen und benannter Einschränkungen durch betriebliche Sicherungen. Jede aufgrund einer Ausnahme aufbewahrte Information bleibt geschützt und auf ihren erforderlichen Zweck beschränkt. Der Kunde bleibt für heruntergeladene Kopien und vom Anbieter unabhängig davon aufbewahrte Aufzeichnungen verantwortlich.
Fragen, Anweisungen und Datenschutzanfragen sind an [email protected] zu richten. Diese Zusatzvereinbarung ergänzt die bestehende Vereinbarung; sie bestätigt nicht die Einhaltung sämtlicher Datenschutzgesetze und entbindet keine Partei von ihren Pflichten nach anwendbarem Recht.