Zakres, role i instrukcje
Niniejszy aneks stanowi część Warunków Website Chat między Automation Room Control, LLC a klientem biznesowym. Ma zastosowanie, gdy ARC przetwarza dane osobowe w hostowanym Website Chat w imieniu klienta („Dane Czatu”). Klient określa cele i podstawę prawną zbierania Danych Czatu. ARC działa jako jego usługodawca lub podmiot przetwarzający, zależnie od właściwych przepisów. Dane konta, rozliczeń i bezpieczeństwa ARC przetwarzane na własne potrzeby ARC są opisane odrębnie w Polityce prywatności. Jeśli niniejszy aneks jest sprzeczny z ogólną licencją na używanie lub postanowieniem o ulepszaniu produktu, w zakresie przetwarzania Danych Czatu pierwszeństwo ma niniejszy aneks.
Klient poleca ARC odbieranie, przechowywanie, kierowanie, wyświetlanie i usuwanie rozmów; uwierzytelnianie upoważnionych pracowników i odwiedzających; dostarczanie opcjonalnej AI przy użyciu skonfigurowanego konta; oraz wykonywanie powiązanych działań dotyczących bezpieczeństwa, pomocy technicznej i zweryfikowanych wniosków dotyczących prywatności. Dane Czatu mogą obejmować imiona i nazwiska odwiedzających i pracowników, dane kontaktowe i inne treści wiadomości, identyfikatory, znaczniki czasu, stan rozmowy, kontekst strony internetowej i dane osobowe przekazane w wiedzy o firmie lub ustawieniach. Przetwarzanie trwa, gdy usługa jest włączona, oraz podczas udokumentowanego procesu przechowywania i usuwania.
Ograniczenie celów i poufność
ARC będzie przetwarzać Dane Czatu wyłącznie do wskazanych powyżej konkretnych celów usługi, zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami klienta lub gdy wymaga tego obowiązujące prawo. ARC nie będzie sprzedawać ani udostępniać Danych Czatu do reklamy behawioralnej w różnych kontekstach, przechowywać ani wykorzystywać ich do niezwiązanych celów komercyjnych, używać ich do trenowania modeli ARC ani łączyć z danymi osobowymi innych klientów lub danymi zebranymi niezależnie, z wyjątkiem zakresu dozwolonego do świadczenia umówionych usług lub przez obowiązujące prawo. Ogólne prawa dotyczące opinii lub ulepszeń nie uchylają tych ograniczeń. ARC ograniczy dostęp do upoważnionych osób, które potrzebują go do tych celów i są zobowiązane do zachowania poufności.
Klient odpowiada za zgodne z prawem instrukcje, odpowiednie informacje i zgody, upoważnienia pracowników, minimalizację danych oraz ustawienia kont u podłączonych dostawców. Klient nie może zlecać opcjonalnego trenowania modeli dostawcy lub udostępniania danych z użyciem Danych Czatu. ARC powiadomi klienta, jeśli ustali, że nie może spełnić tych obowiązków lub instrukcja narusza obowiązujące przepisy ochrony danych, a strony odpowiednio rozwiążą problem, zawieszą lub zakończą objęte nim przetwarzanie.
Bezpieczeństwo i incydenty
ARC będzie utrzymywać rozsądne zabezpieczenia administracyjne, techniczne i organizacyjne odpowiednie do usługi i informacji, w tym kontrolę dostępu, szyfrowaną transmisję sieciową, chronione dane uwierzytelniające API i środki zapobiegające nieautoryzowanemu dostępowi. Hostowane rozmowy nie są szyfrowane kompleksowo (end-to-end). Stwierdzenia dotyczące szyfrowania Cloud Backup nie opisują Website Chat. Klient musi chronić lokalny system ARC, konta pracowników, konto API i pobrane eksporty.
ARC powiadomi klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Danych Czatu, z zastrzeżeniem obowiązującego prawa. ARC przekaże dostępne wówczas informacje pomocne w dochodzeniu klienta i wymaganych prawem powiadomieniach, będzie przekazywać istotne aktualizacje w miarę uzyskiwania informacji i podejmie rozsądne działania naprawcze. Nie oznacza to obietnicy stałego terminu powiadomienia wykraczającego poza obowiązujące prawo.
Dostawcy i instrukcje dotyczące podmiotów trzecich
Klient upoważnia ARC do korzystania z dostawców infrastruktury wskazanych w powiadomieniu o dostawcach Website Chat w celu umówionego przetwarzania. ARC zobowiąże wyznaczonych przez siebie dostawców do ochrony Danych Czatu na podstawie pisemnych zobowiązań odpowiednich do ich roli i pozostanie odpowiedzialne za przetwarzanie powierzone im na podstawie niniejszego aneksu. ARC zaktualizuje powiadomienie o dostawcach i przekaże dodatkowe powiadomienie, gdy wymaga tego prawo lub umowa. Klient mający uzasadnione obawy dotyczące ochrony danych może skontaktować się z pomocą techniczną, aby strony mogły je rozwiązać lub zakończyć objętą nimi usługę.
Wybrany dostawca (OpenAI lub Anthropic) jest włączany przy użyciu konta i klucza klienta u dostawcy. Klient upoważnia ARC do przesyłania wybranych treści potrzebnych do tej usługi i odpowiada za swoją umowę oraz ustawienia u tego dostawcy. ARC pozostaje odpowiedzialne za własne przetwarzanie; odrębne warunki konta dostawcy regulują przetwarzanie przez niego. Niniejszy aneks nie stanowi obietnicy przechowywania wyłącznie w Stanach Zjednoczonych ani nie zapewnia wszystkich ustaleń, które mogą być potrzebne w odniesieniu do odwiedzających z innych krajów.
Wnioski i weryfikacja
Uwzględniając charakter usługi i dostępne informacje, ARC będzie w rozsądnym zakresie pomagać klientowi w wykonywaniu właściwych obowiązków dotyczących dostępu, eksportu, sprostowania, usunięcia, bezpieczeństwa i oceny Danych Czatu. Wnioski otrzymane bezpośrednio od odwiedzających będą zwykle kierowane do firmy, chyba że prawo wymaga innej odpowiedzi. Zweryfikowani administratorzy mogą skontaktować się z pomocą techniczną, aby poprosić o dostępne eksporty lub usunięcie. ARC udostępni rozsądnie dostępne informacje wykazujące zgodność z tymi obowiązkami i będzie współpracować przy rozsądnych wnioskach o weryfikację, chroniąc jednocześnie informacje innych klientów, bezpieczeństwo i poufność.
Jeśli wymagają tego właściwe przepisy dotyczące usługodawców, klient może podjąć rozsądne kroki w celu sprawdzenia, czy ARC wykorzystuje Dane Czatu zgodnie ze swoimi obowiązkami, oraz powstrzymania i naprawienia nieautoryzowanego użycia. Strony uzgodnią odpowiednią, proporcjonalną metodę; nie upoważnia to do nieograniczonego dostępu do systemów produkcyjnych lub danych innych klientów.
Przechowywanie i zakończenie przetwarzania
Rozmowy wygasają zgodnie z ustawieniem przechowywania usługi: domyślnie po 30 dniach od utworzenia, w zakresie od 1 do 90 dni na poziomie wdrożenia. Klient może poprosić o wcześniejszy eksport lub usunięcie w ramach zweryfikowanych procedur pomocy technicznej. Zamknięcie lub wyłączenie czatu nie oznacza usunięcia. Ustawienia, wiedza i dane uwierzytelniające pozostają do czasu usunięcia. Na zweryfikowany wniosek o zakończenie usługi i usunięcie jej danych ARC usunie wskazane Dane Czatu i konfigurację, z zastrzeżeniem obowiązujących wymogów prawnych i wskazanych ograniczeń operacyjnych kopii zapasowych. Wszelkie dane zachowane na zasadzie wyjątku nadal podlegają ochronie i ograniczeniu do wymaganego celu. Klient pozostaje odpowiedzialny za pobrane kopie i niezależnie przechowywane zapisy dostawcy.
Pytania, instrukcje i wnioski dotyczące prywatności należy przesyłać na adres [email protected]. Niniejszy aneks uzupełnia istniejącą umowę; nie potwierdza zgodności ze wszystkimi przepisami o prywatności ani nie zwalnia żadnej ze stron z obowiązków wynikających z obowiązującego prawa.