Ámbito, funciones e instrucciones
Este anexo forma parte de las Condiciones del chat web entre Automation Room Control, LLC y el cliente empresarial. Se aplica cuando ARC trata información personal en el chat web alojado por cuenta del cliente («Datos del chat»). El cliente determina los fines y la base jurídica para recopilar los Datos del chat. ARC actúa como su proveedor de servicios o encargado del tratamiento, según corresponda. Los registros de cuentas, facturación y seguridad de ARC tratados para fines propios de ARC se describen por separado en la Política de privacidad. Si este anexo entra en conflicto con una licencia general de uso o una cláusula de mejora del producto, este anexo prevalece respecto al tratamiento de los Datos del chat.
El cliente instruye a ARC para que reciba, almacene, enrute, muestre y elimine conversaciones; autentique al personal y a los visitantes autorizados; proporcione IA opcional utilizando la cuenta configurada; y realice tareas relacionadas de seguridad, asistencia y solicitudes de privacidad verificadas. Los Datos del chat pueden incluir nombres de visitantes y personal, datos de contacto y otro contenido de mensajes, identificadores, marcas de tiempo, estado de las conversaciones, contexto de la página web e información personal proporcionada en la documentación del negocio o los ajustes. El tratamiento continúa mientras el servicio está activado y durante el proceso documentado de conservación y eliminación.
Limitaciones de finalidad y confidencialidad
ARC tratará los Datos del chat únicamente para los fines específicos del servicio indicados anteriormente, siguiendo las instrucciones documentadas del cliente o cuando lo exija la legislación aplicable. ARC no venderá ni compartirá los Datos del chat para publicidad comportamental entre contextos, no los conservará ni utilizará para fines comerciales ajenos al servicio, no los utilizará para entrenar modelos de ARC ni los combinará con información personal de otros clientes o recopilada de forma independiente, salvo en la medida permitida para prestar los servicios contratados o por la legislación aplicable. Los derechos generales sobre comentarios o mejoras no prevalecen sobre estas restricciones. ARC limitará el acceso a personas autorizadas que lo necesiten para esos fines y estén sujetas a obligaciones de confidencialidad.
El cliente es responsable de que las instrucciones sean lícitas, de los avisos y consentimientos apropiados, de la autorización del personal, de la minimización de datos y de los ajustes de su cuenta del proveedor conectado. El cliente no debe ordenar el entrenamiento opcional de modelos del proveedor ni el intercambio de datos con los Datos del chat. ARC notificará al cliente si determina que no puede cumplir estas obligaciones o que una instrucción infringe la legislación aplicable de protección de datos, y las partes abordarán, suspenderán o finalizarán el tratamiento afectado según corresponda.
Seguridad e incidentes
ARC mantendrá salvaguardas administrativas, técnicas y organizativas razonables y apropiadas para el servicio y la información afectada, incluidos controles de acceso, transporte de red cifrado, credenciales de API protegidas y medidas para impedir accesos no autorizados. Las conversaciones alojadas no están cifradas de extremo a extremo. Las declaraciones de cifrado de Cloud Backup no describen el chat web. El cliente debe proteger su sistema ARC local, las cuentas del personal, la cuenta de API y las exportaciones descargadas.
ARC notificará al cliente sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación de información personal que afecte a los Datos del chat, con sujeción a la legislación aplicable. ARC proporcionará la información disponible en ese momento para apoyar la investigación del cliente y las notificaciones legalmente exigidas, aportará actualizaciones sustanciales a medida que se conozca más información y adoptará medidas correctivas razonables. Esto no promete un plazo fijo de notificación más allá de la legislación aplicable.
Proveedores e instrucciones a terceros
El cliente autoriza a ARC a utilizar los proveedores de infraestructura identificados en el aviso de proveedores del chat web para el tratamiento contratado. ARC exigirá a los proveedores que designe que protejan los Datos del chat mediante obligaciones escritas adecuadas a su función y seguirá siendo responsable del tratamiento que les encomiende conforme a este anexo. ARC actualizará el aviso de proveedores y dará avisos adicionales cuando lo exijan la ley o el contrato. Un cliente que tenga una preocupación razonable de protección de datos puede contactar con asistencia para que las partes la aborden o finalicen el servicio afectado.
El proveedor elegido (OpenAI o Anthropic) se activa mediante la cuenta y la clave del proveedor del cliente. El cliente autoriza a ARC a transmitir el contenido seleccionado necesario para ese servicio y es responsable de su acuerdo y sus ajustes con ese proveedor. ARC sigue siendo responsable de su propio tratamiento; las condiciones independientes de la cuenta del proveedor rigen el tratamiento de este. Este anexo no crea una promesa de almacenamiento exclusivo en Estados Unidos ni aporta todos los acuerdos que puedan ser necesarios para visitantes internacionales.
Solicitudes y verificación
Teniendo en cuenta el servicio y la información disponible, ARC ayudará razonablemente al cliente a cumplir las obligaciones aplicables de acceso, exportación, rectificación, eliminación, seguridad y evaluación relativas a los Datos del chat. Las solicitudes recibidas directamente de visitantes se remitirán normalmente al negocio, salvo que la ley exija otra respuesta. Los administradores verificados pueden contactar con asistencia para solicitar las exportaciones o eliminaciones disponibles. ARC proporcionará la información razonablemente disponible para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y colaborará con solicitudes razonables de verificación, protegiendo la información de otros clientes, la seguridad y la confidencialidad.
Cuando la legislación aplicable a los proveedores de servicios lo exija, el cliente podrá adoptar medidas razonables para verificar que ARC utiliza los Datos del chat de conformidad con sus obligaciones y para detener y corregir usos no autorizados. Las partes coordinarán un método apropiado y proporcionado; esto no autoriza un acceso ilimitado a sistemas de producción ni a datos de otros clientes.
Conservación y fin del tratamiento
Las conversaciones caducan según el ajuste de conservación del servicio: por defecto, 30 días desde su creación, con un intervalo permitido de 1 a 90 días a nivel de despliegue. El cliente puede solicitar una exportación o eliminación anticipada mediante los procedimientos verificados de asistencia. Cerrar o desactivar el chat no equivale a eliminarlo. Los ajustes, la documentación y las credenciales permanecen hasta que se eliminan. Ante una solicitud verificada para finalizar el servicio y retirar sus datos, ARC eliminará los Datos del chat y la configuración solicitados, sujetos a los requisitos legales aplicables y a las limitaciones identificadas de copias de seguridad operativas. Cualquier excepción conservada seguirá protegida y limitada a su finalidad obligatoria. El cliente sigue siendo responsable de las copias descargadas y de los registros que el proveedor conserve de forma independiente.
Las preguntas, instrucciones y solicitudes de privacidad deben enviarse a [email protected]. Este anexo complementa el acuerdo existente; no certifica el cumplimiento de todas las leyes de privacidad ni elimina las obligaciones de ninguna de las partes conforme a la legislación aplicable.