Champ d’application, rôles et instructions
Le présent avenant fait partie des conditions du chat du site web conclues entre Automation Room Control, LLC et l’entreprise cliente. Il s’applique lorsqu’ARC traite des informations personnelles dans le chat du site web hébergé pour le compte du client (« Données de chat »). Le client détermine les finalités et la base légale de la collecte des Données de chat. ARC agit en qualité de prestataire de services ou de sous-traitant, selon le cas. Les données de compte, de facturation et de sécurité d’ARC traitées pour ses propres besoins sont décrites séparément dans la Politique de confidentialité. En cas de conflit entre cet avenant et une licence d’utilisation générale ou une clause d’amélioration du produit, cet avenant prévaut pour le traitement des Données de chat.
Le client charge ARC de recevoir, stocker, acheminer, afficher et supprimer les conversations ; d’authentifier le personnel et les visiteurs autorisés ; de fournir l’IA facultative au moyen du compte configuré ; et d’effectuer les opérations de sécurité, d’assistance et de traitement des demandes de confidentialité vérifiées qui s’y rapportent. Les Données de chat peuvent comprendre les noms des visiteurs et du personnel, les coordonnées et autres contenus de messages, les identifiants, les horodatages, l’état des conversations, le contexte des pages du site web et les informations personnelles fournies dans les connaissances sur l’entreprise ou les paramètres. Le traitement se poursuit tant que le service est activé et pendant le processus documenté de conservation et de suppression.
Limitation des finalités et confidentialité
ARC ne traitera les Données de chat qu’aux fins précises du service décrites ci-dessus, selon les instructions documentées du client ou lorsque la loi applicable l’exige. ARC ne vendra ni ne partagera les Données de chat à des fins de publicité comportementale entre différents contextes, ne les conservera ni ne les utilisera à des fins commerciales sans rapport, ne les utilisera pas pour entraîner ses modèles et ne les combinera pas avec les informations personnelles d’autres clients ou recueillies indépendamment, sauf dans la mesure autorisée pour fournir les services convenus ou par la loi applicable. Les droits généraux relatifs aux retours ou à l’amélioration ne prévalent pas sur ces restrictions. ARC limitera l’accès aux personnes autorisées qui en ont besoin à ces fins et qui sont soumises à des obligations de confidentialité.
Le client est responsable de la licéité des instructions, des informations et consentements appropriés, des autorisations du personnel, de la minimisation des données et des paramètres de son compte fournisseur connecté. Il ne doit pas demander l’entraînement facultatif de modèles ni le partage de données par le fournisseur au moyen des Données de chat. ARC informera le client s’il détermine qu’il ne peut respecter ces obligations ou qu’une instruction enfreint la législation applicable à la protection des données ; les parties corrigeront, suspendront ou arrêteront le traitement concerné selon le cas.
Sécurité et incidents
ARC maintiendra des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées au service et aux informations concernées, notamment des contrôles d’accès, le chiffrement du transport réseau, la protection des identifiants API et des mesures empêchant les accès non autorisés. Les conversations hébergées ne sont pas chiffrées de bout en bout. Les déclarations relatives au chiffrement de Cloud Backup ne décrivent pas le chat du site web. Le client doit protéger son système ARC local, les comptes du personnel, son compte API et les exportations téléchargées.
ARC informera le client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation d’informations personnelles affectant les Données de chat, sous réserve de la loi applicable. ARC fournira les informations alors disponibles pour aider le client à enquêter et à effectuer les notifications légalement requises, transmettra les mises à jour substantielles à mesure que les informations se précisent et prendra des mesures correctives raisonnables. Cela ne constitue pas une promesse de délai de notification fixe au-delà des exigences légales applicables.
Fournisseurs et instructions relatives aux tiers
Le client autorise ARC à utiliser les fournisseurs d’infrastructure identifiés dans la notice sur les fournisseurs du chat du site web pour les traitements convenus. ARC imposera aux fournisseurs qu’il désigne des obligations écrites de protection des Données de chat adaptées à leur rôle et restera responsable des traitements qu’il leur confie au titre du présent avenant. ARC mettra à jour la notice sur les fournisseurs et fournira un avis supplémentaire lorsque la loi ou le contrat l’exige. Un client ayant une préoccupation raisonnable en matière de protection des données peut contacter l’assistance afin que les parties la traitent ou mettent fin au service concerné.
Le fournisseur choisi (OpenAI ou Anthropic) est activé au moyen du compte et de la clé fournisseur du client. Le client autorise ARC à transmettre le contenu sélectionné nécessaire à ce service et est responsable de son accord et de ses paramètres auprès de ce fournisseur. ARC reste responsable de son propre traitement ; les conditions distinctes du compte fournisseur régissent le traitement effectué par ce dernier. Le présent avenant ne promet pas un stockage exclusivement aux États-Unis et ne fournit pas tous les accords éventuellement nécessaires pour les visiteurs internationaux.
Demandes et vérification
Compte tenu du service et des informations disponibles, ARC aidera raisonnablement le client à remplir ses obligations applicables d’accès, d’exportation, de rectification, de suppression, de sécurité et d’évaluation concernant les Données de chat. Les demandes reçues directement des visiteurs seront normalement transmises à l’entreprise, sauf si la loi exige une autre réponse. Les administrateurs vérifiés peuvent contacter l’assistance pour demander les exportations ou suppressions disponibles. ARC fournira les informations raisonnablement disponibles permettant de démontrer le respect de ces obligations et coopérera aux demandes de vérification raisonnables tout en protégeant les informations des autres clients, la sécurité et la confidentialité.
Lorsque la législation applicable aux prestataires de services l’exige, le client peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier qu’ARC utilise les Données de chat conformément à ses obligations et pour arrêter et corriger toute utilisation non autorisée. Les parties coordonneront une méthode appropriée et proportionnée ; cela n’autorise pas un accès illimité aux systèmes de production ou aux données des autres clients.
Conservation et fin du traitement
Les conversations expirent selon le paramètre de conservation du service : 30 jours à compter de leur création par défaut, avec une durée limitée de 1 à 90 jours au niveau du déploiement. Le client peut demander une exportation ou une suppression anticipée au moyen des procédures d’assistance vérifiées. Fermer ou désactiver le chat ne constitue pas une suppression. Les paramètres, connaissances et identifiants d’accès sont conservés jusqu’à leur suppression. À la suite d’une demande vérifiée de mettre fin au service et de supprimer ses données, ARC supprimera les Données de chat et la configuration demandées, sous réserve des exigences légales applicables et des limites opérationnelles identifiées des sauvegardes. Toute exception conservée restera protégée et limitée à sa finalité obligatoire. Le client reste responsable des copies téléchargées et des données conservées indépendamment par le fournisseur.
Les questions, instructions et demandes de confidentialité doivent être envoyées à [email protected]. Le présent avenant complète l’accord existant ; il ne certifie pas le respect de toutes les lois sur la confidentialité et ne supprime les obligations d’aucune partie au titre de la loi applicable.