Champ d’application de cette politique
Cette Politique de confidentialité explique comment Automation Room Control, LLC (« ARC », « nous ») collecte, utilise, conserve et communique des informations lorsque vous consultez notre site web, créez ou utilisez un compte ARC Portal, obtenez une licence ARC Software, utilisez les applications mobiles ARC Control ou ARC Team, nous contactez ou activez un service cloud ou une intégration facultative.
Informations que nous collectons
Les informations que nous collectons dépendent des produits et services ARC que vous utilisez.
- Informations sur le compte et l’entreprise : nom de l’entreprise, nom du contact, adresse e-mail, empreinte du mot de passe, photo de profil si vous en ajoutez une, établissements, personnes qu’une entreprise invite dans son compte ou dans ARC Team, état du compte et préférences de communication.
- Informations sur les abonnements et licences : formule, état de l’essai et de l’abonnement, niveau de facturation, nom de l’établissement, état de la licence, historique des activations et identifiants de l’ordinateur associé à une licence.
- Informations de paiement : Stripe traite les données de carte et de facturation. ARC reçoit de Stripe les informations sur les transactions, clients, abonnements, états des paiements et certaines informations limitées sur les moyens de paiement, mais ne reçoit ni ne conserve votre numéro de carte complet.
- Informations techniques et sur le produit : version d’ARC, système d’exploitation ou plateforme, identifiants des appareils et installations, état de la licence, adresse IP, ville, région et pays approximatifs estimés à partir d’une adresse IP (par exemple lors de votre inscription ou lorsqu’un ordinateur sous licence se signale), dates de dernière connexion, historique des téléchargements, événements de diagnostic et autres informations nécessaires pour activer, sécuriser, prendre en charge et améliorer ARC.
- Journaux de sécurité et d’activité : un journal des actions de compte importantes pour la sécurité, telles que les connexions à ARC Portal et à ARC Team, les invitations, les activations de licence, l’association d’ordinateurs, la connexion de téléphones à un établissement et les actions Backup. Pour les connexions, l’association d’ordinateurs, la connexion de téléphones à un établissement et les actions Backup, l’entrée comprend l’adresse IP d’où provenait la requête. Notre hébergeur enregistre également les adresses IP dans des journaux de requêtes utilisés pour la sécurité et le dépannage.
- Journaux des e-mails : un journal des e-mails que nous envoyons à un compte, avec le destinataire, l’objet et, pour la plupart des e-mails, une copie du message. La plupart des e-mails adressés aux titulaires de compte, comme les e-mails de bienvenue, d’essai, de facturation et de sauvegarde, contiennent une petite image de suivi et des liens suivis. Nous enregistrons donc si et quand chaque e-mail a été ouvert et ses liens cliqués, et combien de fois. Les invitations à rejoindre le compte ARC ou ARC Team d’une entreprise et les e-mails de changement d’adresse e-mail ne sont pas suivis.
- Informations des applications mobiles : les informations décrites dans les sections ARC Control et ARC Team ci-dessous, y compris les dossiers des salariés conservés pour les entreprises qui utilisent ARC Team, le résultat de présence sur site d’une vérification de localisation au pointage d’arrivée et les identifiants de téléphone et de notification.
- Informations que vous transmettez : messages d’assistance, demandes de fonctionnalités, votes et commentaires sur la feuille de route, captures d’écran ou logos téléversés, retours et autres contenus que vous choisissez de nous envoyer.
- Utilisation du site web et du Portail : pages consultées, page d’origine, navigateur, système d’exploitation, type d’appareil, pays et événements tels que les inscriptions ou téléchargements. Notre configuration d’analyse vise à éviter la collecte d’informations directement identifiantes.
Services cloud et intégrations facultatifs
ARC envoie des informations supplémentaires hors de votre réseau local uniquement lorsque vous activez ou utilisez le service concerné.
- Backup : conserve les archives de récupération ARC que vous choisissez de téléverser, ainsi que leur état, taille, périmètre, informations d’intégrité et métadonnées de conservation. Une archive peut comprendre les données de configuration principales et, selon vos choix, les médias, ressources de synthèse vocale, paramètres de chat et historique des messages.
- Connect : traite les commandes, notifications et informations d’état nécessaires aux fonctions de connexion à distance ou de messagerie activées.
- Mises à jour des réservations : lorsqu’un établissement connecte un système de réservation, comme Off the Couch, via Connect, Connect reçoit les mises à jour du système de réservation et ne conserve que la salle, la date et l’heure, l’état de la réservation, la taille du groupe ainsi que le prénom et l’initiale du nom du client principal. Les coordonnées des clients et les montants payés ne sont pas conservés. Connect garde chaque mise à jour, chiffrée, jusqu’à ce que l’ordinateur ARC de l’établissement la récupère, puis la supprime. Une mise à jour que l’ordinateur ne récupère pas est supprimée à l’expiration de la durée de conservation du service, fixée par défaut à 24 heures et jamais supérieure à 72 heures.
- Slack et Discord : lorsque vous les connectez, nous conservons les identifiants et noms de l’espace de travail, du serveur et des canaux sélectionnés, les informations d’autorisation ou jetons de bot et les associations de canaux que vous configurez. Les messages acheminés par une intégration sont traités pour les transmettre à la destination choisie.
- Remise liée au logo : si vous participez, nous conservons le fichier du logo fourni, ses métadonnées, votre consentement et l’état de votre inscription afin de gérer la remise et la licence du logo correspondante.
Chat du site web et IA facultative
Lorsqu’une entreprise active le chat du site web, Connect conserve les messages, les noms et coordonnées des visiteurs et du personnel inclus dans les messages, les identifiants des conversations, les horodatages, les informations d’attribution et d’état et le contexte de la page web. Il conserve également les paramètres de chat de l’entreprise, les origines web autorisées, les connaissances sur l’entreprise, les instructions pour l’IA et une copie chiffrée de la clé API d’IA fournie. Les requêtes réseau transmettent des informations techniques, telles que les adresses IP, à l’hébergeur pour l’acheminement et la sécurité. Le chat du site web est distinct du chat d’équipe local et de Backup.
L’entreprise qui exploite le site détermine les finalités de la collecte des informations des visiteurs et quels membres du personnel peuvent accéder aux conversations. ARC traite les informations de chat hébergées sur les instructions de cette entreprise pour fournir, sécuriser et prendre en charge le service. Les visiteurs doivent contacter cette entreprise en premier lieu au sujet de leur conversation ou de leurs droits. Nous pouvons aider un administrateur d’entreprise dont l’identité a été vérifiée à demander une exportation ou une suppression à [email protected].
Si l’entreprise active l’IA, ARC transmet au fournisseur choisi (OpenAI ou Anthropic) le contexte de conversation sélectionné, le contexte de la page web, les connaissances fournies sur l’entreprise et les instructions, en utilisant la clé API de cette entreprise. Celle-ci est responsable de son compte fournisseur, des frais applicables et des paramètres de données. La documentation d’OpenAI sur le traitement des données API décrit son traitement et sa conservation. Nous ne promettons pas une absence de conservation par le fournisseur. ARC n’utilise pas le contenu du chat du site web pour entraîner ses propres modèles, ni ne le vend ou ne le partage à des fins publicitaires. Consultez également la documentation d’Anthropic sur la conservation des données API lorsque ce fournisseur est choisi.
Le widget utilise le stockage du navigateur pour les jetons d’accès aux conversations et les messages en attente, afin de permettre la reconnexion ou une nouvelle tentative de livraison. Effacez les données du site dans votre navigateur pour supprimer cette copie locale ; cela ne supprime pas la conversation hébergée. Le chat du site web est initialement proposé aux entreprises établies aux États-Unis, dont les sites peuvent accueillir des visiteurs de tous les pays. Il s’agit d’une politique de marché pris en charge, et non d’une restriction géographique des visiteurs ou d’une promesse que tous les traitements restent aux États-Unis. Les conditions du chat du site web et l’avenant relatif au traitement des données expliquent les rôles et les dispositions applicables aux fournisseurs.
L’application ARC Control
ARC Control permet aux propriétaires et au personnel d’une entreprise de piloter leurs salles depuis un téléphone. L’application se connecte à l’ordinateur ARC de l’entreprise via le réseau de l’établissement, le VPN de l’entreprise ou Connect. L’essentiel de ce que l’application affiche et modifie reste sur cet ordinateur.
Conservé sur l’ordinateur ARC de l’entreprise, pas par ARC. Les jeux, salles, caméras, réservations issues du système de réservation de l’entreprise (comme le nom du client principal et la taille du groupe), les noms et codes PIN du personnel, les messages et photos du chat de l’équipe, la liste des téléphones connectés à cet ordinateur ainsi que les paramètres de notification et le jeton push de chaque téléphone sont conservés sur l’ordinateur qui exécute ARC Software dans l’établissement. ARC ne reçoit pas ces informations et n’y a pas accès, sauf dans les cas décrits ci-dessous. L’entreprise les contrôle et décide qui peut utiliser l’application et ce que chaque membre du personnel peut faire. La vidéo en direct des caméras circule directement entre l’établissement et le téléphone. Lorsque le téléphone est hors de l’établissement, Connect peut transmettre au téléphone de petites images fixes des caméras sans les conserver. Les photos que vous prenez pour le chat de l’équipe sont envoyées à l’ordinateur ARC de l’établissement. Les captures des caméras ne sont enregistrées sur votre téléphone que si vous choisissez de les enregistrer.
Envoyé à ARC. ARC ne reçoit des informations d’ARC Control que dans les cas suivants :
- Connexion avec un compte ARC : lorsque vous choisissez « Sign in with your ARC account », vous vous connectez à ARC Portal et choisissez un établissement. Nous enregistrons votre compte, l’établissement, le type de téléphone (iPhone ou Android), la version de l’application, l’heure et l’adresse IP depuis laquelle le téléphone s’est connecté. Le téléphone s’enregistre ensuite auprès de l’ordinateur ARC de cet établissement. La connexion sur le réseau de l’établissement avec un code PIN du personnel n’utilise pas de compte ARC.
- Accès à distance via Connect : lorsque l’entreprise utilise Connect, l’application crée une clé de connexion qui reste sur votre téléphone. Nous conservons la partie publique de cette clé, un identifiant de votre téléphone pour cet établissement et la date de sa dernière utilisation, afin que Connect puisse confirmer que le téléphone peut accéder à l’établissement. Les commandes, mises à jour d’état, messages de chat et images des caméras transitent par Connect vers et depuis l’ordinateur ARC de l’établissement. Connect ne les conserve pas.
- Chat du site web : si l’entreprise utilise le chat du site web, les réponses que vous envoyez depuis l’application sont conservées dans Connect avec votre nom de membre du personnel, comme décrit dans la section sur le chat du site web ci-dessus.
- Notifications : l’ordinateur ARC de l’établissement crée les notifications du chat et les envoie à Apple ou Google pour qu’elles soient remises, généralement via Connect, qui les transmet sans les conserver. Voir « Autorisations du téléphone et notifications » ci-dessous.
- Backup : si l’entreprise choisit d’inclure l’historique du chat dans Backup, les messages du chat de l’équipe font partie de l’archive de sauvegarde décrite dans « Services cloud et intégrations facultatifs ».
L’application ARC Team
ARC Team est l’application destinée au personnel des entreprises abonnées à la planification et à la pointeuse d’ARC Team. Contrairement à ARC Control, ARC Team est un service hébergé : ses informations sont donc conservées sur les serveurs d’ARC. Votre employeur vous invite, et vous créez votre accès dans ARC Portal lorsque vous acceptez l’invitation. Les informations d’ARC Team appartiennent à votre employeur, qui décide de la manière dont l’entreprise utilise ARC Team et de qui peut voir quoi au sein de l’entreprise. ARC conserve et traite ces informations pour le compte de votre employeur, en tant que prestataire de services, afin de fournir le service.
Ce que conserve ARC Team.
- Compte et profil : votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe (conservé uniquement sous forme d’empreinte) ; votre rôle, vos postes et vos lieux de travail ; et, si vous ou votre employeur les ajoutez, votre nom d’usage, votre numéro de téléphone, votre contact d’urgence, votre date d’embauche et une photo de profil. Les photos de profil sont conservées sous forme d’une petite copie carrée.
- Dossiers de travail : vos créneaux, disponibilités, demandes d’absence et de créneaux, propositions et échanges de créneaux, confirmations de créneaux et éléments de liste de contrôle que vous effectuez, pointages d’arrivée et de départ et pauses, alertes de pointage en retard ou manqué envoyées aux responsables, ainsi que toute correction et validation. Si votre employeur utilise une borne de pointage, votre code PIN de borne est conservé uniquement sous forme d’empreinte.
- Annonces : les annonces publiées par votre employeur et la date à laquelle vous avez lu et confirmé chacune d’elles.
- Chat d’équipe : messages et photos partagées ; noms et membres des conversations ; noms et identifiants des expéditeurs ; horodatages, réponses, mentions, réactions, confirmations de lecture et préférences de conversation. Les photos sont redimensionnées et réencodées, et leurs métadonnées intégrées sont supprimées avant leur stockage.
- Signalements du chat : la référence du message signalé, l’identifiant de la personne qui le signale, le motif, les précisions facultatives, la date du signalement et la décision de l’administrateur. Nous conservons également les restrictions de publication dans le chat et les journaux d’audit des actions de modération.
- Résultat de la vérification de localisation : si un pointage d’arrivée depuis le téléphone a été confirmé sur votre lieu de travail, comme décrit ci-dessous.
- Informations sur le téléphone et les notifications : un identifiant que l’application crée pour votre téléphone, le jeton push fourni par Apple (ou Google, sur Android) pour les notifications, votre langue et vos choix de notification.
- Activité : la date de votre dernière utilisation d’ARC Team et de votre dernière connexion, ainsi qu’un journal des modifications apportées aux personnes, plannings, relevés d’heures et paramètres, qui indique qui a effectué chaque modification.
Vérification de localisation au pointage d’arrivée. Votre employeur peut activer une vérification de localisation pour les pointages d’arrivée depuis un téléphone. Lorsqu’elle est activée, ARC Team peut lire une seule fois la position de votre téléphone, au moment du pointage d’arrivée, et vous demande d’abord votre autorisation. Votre position n’est pas nécessaire lorsque vous pointez sur un réseau du lieu de travail enregistré par votre employeur. L’application envoie cette mesure avec le pointage au serveur d’ARC Team. Le serveur la compare à la position de votre lieu de travail et conserve uniquement le fait que votre présence sur site a été confirmée ou non. Votre position elle-même n’est ni conservée, ni journalisée, ni montrée à qui que ce soit. ARC Team ne lit jamais votre position en arrière-plan, pendant les pauses ou au pointage de départ. Un pointage d’arrivée depuis un réseau du lieu de travail enregistré par votre employeur compte également comme une présence sur site. Votre adresse réseau est comparée aux réseaux enregistrés, et ARC Team ne la conserve pas. Lorsqu’un responsable enregistre un réseau du lieu de travail, ARC Team conserve l’adresse IP publique de ce réseau comme paramètre de l’entreprise. Si vous n’autorisez pas l’accès à votre position, les paramètres de votre employeur déterminent si vous pouvez tout de même pointer depuis votre téléphone. Vous pouvez aussi pointer sur le réseau du lieu de travail ou à la borne de pointage, ou demander à un responsable de corriger votre relevé d’heures.
Qui peut les voir. Votre employeur contrôle l’accès. Le propriétaire de l’entreprise et les personnes qu’il autorise à gérer le personnel peuvent voir et modifier votre dossier, y compris vos informations personnelles. Les responsables peuvent voir votre profil, votre planning, vos demandes, vos relevés d’heures et les résultats de la vérification de localisation, ainsi que si vous avez lu les annonces, pour les établissements qu’ils gèrent. Les responsables sans autorisation de gestion du personnel ne peuvent pas voir votre numéro de téléphone, votre contact d’urgence ni votre date d’embauche. Selon les paramètres de votre employeur, vos collègues du même établissement peuvent voir votre nom et vos créneaux publiés, et un collègue voit votre nom lorsque vous lui proposez ou échangez un créneau. Le personnel d’ARC n’accède aux informations d’ARC Team que lorsque cela est nécessaire pour fournir, sécuriser ou prendre en charge le service, ou lorsque la loi l’exige.
Accès au chat et signalements. Les participants peuvent voir les messages et photos de leurs conversations. Signaler un message partage ce message, ses photos et les précisions de votre signalement avec les administrateurs autorisés de votre entreprise, même s’ils ne participent pas à la conversation. Cela ne leur donne pas accès au reste d’une conversation privée. L’écran d’examen n’affiche pas l’identité de la personne à l’origine du signalement, mais le contexte peut permettre de vous identifier. Votre entreprise assure la modération courante et peut supprimer le contenu signalé ou suspendre la publication dans le chat. Les signalements ne sont pas automatiquement transmis au personnel d’ARC ni à un prestataire externe de modération.
Rectification et suppression. Vous pouvez mettre à jour vos coordonnées, votre contact d’urgence et votre photo de profil dans l’application. Lorsque vous supprimez votre photo ou modifiez une information personnelle, la version précédente n’est pas conservée, hormis dans les copies de sauvegarde, qui expirent selon leur calendrier habituel. Pour rectifier ou supprimer d’autres informations, adressez-vous à votre employeur. Les employeurs sont souvent tenus par la loi de conserver les relevés d’heures et de paie : lorsqu’un employeur retire une personne d’ARC Team, son dossier est donc désactivé plutôt qu’effacé. Son accès à cette entreprise prend fin, son code PIN de borne est supprimé et son historique de travail reste à la disposition de l’employeur. Lorsqu’une entreprise cesse d’utiliser ARC Team, nous supprimons ses données ARC Team comme décrit dans « Durée de conservation ». Pour toute question sur vos données personnelles, écrivez à [email protected]. Comme nous conservons les données ARC Team pour votre employeur, nous pouvons devoir transmettre votre demande à votre employeur ou agir selon ses instructions.
Connexions aux calendriers
Lorsque vous connectez Calendrier d’Apple ou Google Agenda, ARC transmet les horaires des services publiés, les postes et les adresses des lieux de travail au service de calendrier choisi. Le planning complet comprend également les noms du personnel et est accessible aux responsables et administrateurs pour les établissements qu’ils gèrent. Les brouillons, disponibilités, congés et notes des services sont exclus.
Avec votre autorisation, ARC crée un calendrier Google distinct et lit ses événements pour ajouter, mettre à jour ou supprimer les services ARC. ARC ne lit pas vos autres calendriers Google et n’importe pas les modifications du calendrier dans ARC Team. Nous conservons l’identifiant du calendrier, les paramètres de connexion et les jetons d’autorisation chiffrés pendant la connexion et jusqu’à la fin de la déconnexion. Les données de Google Agenda servent uniquement à fournir cette connexion, et non à la publicité, à la vente ou à l’entraînement de modèles d’IA. L’utilisation et le transfert des données des utilisateurs Google par ARC respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.
Calendrier d’Apple utilise un lien d’abonnement privé. ARC conserve le secret d’abonnement sous forme chiffrée. Toute personne disposant du lien peut lire le planning sélectionné : ne le partagez pas. La déconnexion dans ARC Team invalide le lien ; supprimez l’abonnement dans Calendrier d’Apple pour effacer les événements enregistrés.
Vous pouvez vous déconnecter dans les paramètres de calendrier d’ARC Team ou révoquer l’accès Google dans votre compte Google. La déconnexion de Google supprime l’intégralité du calendrier créé par ARC, y compris les événements que vous y avez ajoutés, puis la connexion et les identifiants stockés une fois la déconnexion terminée, à l’exception des sauvegardes conservées selon leur durée habituelle. Si l’accès Google a déjà été révoqué, ARC ne peut pas supprimer ce calendrier ; supprimez-le dans Google Agenda. Les fournisseurs de calendriers traitent les informations que vous leur transmettez selon leurs propres politiques.
Autorisations du téléphone et notifications
Les applications ne demandent une autorisation du téléphone que lorsque vous utilisez pour la première fois la fonction qui en a besoin. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment dans les réglages de votre téléphone.
- Appareil photo : ARC Control utilise l’appareil photo lorsque vous prenez une photo à envoyer dans le chat de l’équipe. ARC Team l’utilise lorsque vous prenez une nouvelle photo de profil.
- Photos : pour joindre une photo existante, les applications utilisent le sélecteur de photos de votre téléphone, qui ne partage que les photos que vous choisissez. ARC Control demande à ajouter des éléments à votre photothèque uniquement lorsque vous enregistrez une capture de caméra.
- Localisation : seule ARC Team utilise la localisation, et uniquement lors du pointage d’arrivée lorsque votre employeur a activé la vérification de localisation, comme décrit ci-dessus.
- Réseau local : ARC Control utilise votre réseau local pour trouver l’ordinateur ARC de l’établissement et s’y connecter.
- Notifications : les deux applications fonctionnent sans notifications. Vous les activez dans les réglages de chaque application.
Notifications push. Pour remettre les notifications, votre téléphone fournit à l’application un jeton push, qu’Apple (sur iPhone) ou Google (sur Android) utilise pour acheminer les notifications vers votre téléphone. Le contenu des notifications transite par le service de remise d’Apple ou de Google. Les notifications d’ARC Team sont envoyées par les serveurs d’ARC et gardent un texte général sur l’écran verrouillé, par exemple l’indication qu’un créneau commence bientôt. Une notification d’annonce affiche le titre de l’annonce. Les notifications du chat d’ARC Control sont créées par l’ordinateur ARC de l’établissement. Elles indiquent l’expéditeur, l’établissement et le nom de la conversation, ainsi que le texte du message, sauf si vous désactivez « Show message text » dans l’application. Lorsque vous désactivez les notifications ou vous déconnectez d’ARC Team, les notifications vers ce téléphone cessent. ARC n’utilise pas les jetons push à des fins publicitaires ou de suivi.
Conservé sur votre téléphone. Les applications conservent les clés de connexion et d’accès dans le stockage sécurisé de votre téléphone (le trousseau sur iPhone, le Keystore sur Android). Elles conservent sur le téléphone les réglages, les établissements enregistrés et les informations consultées récemment. Les pages de notre site web ou d’ARC Portal que les applications ouvrent, comme l’aide, la confidentialité, les conditions ou la connexion au Portail, sont traitées comme toute autre visite du site web ou du Portail.
Utilisation des informations
- Créer et sécuriser les comptes, authentifier les sessions du Portail, vérifier les adresses e-mail et récupérer les comptes.
- Fournir les essais, abonnements, téléchargements, licences, activations, facturation, services cloud et intégrations connectées.
- Fournir la planification, la pointeuse et les annonces d’ARC Team aux entreprises qui l’utilisent, et effectuer la vérification de localisation qu’un employeur active.
- Remettre les notifications des applications que vous activez et connecter ARC Control aux établissements auxquels vous êtes autorisé à accéder.
- Envoyer des messages transactionnels concernant les comptes, essais, paiements, installations, sauvegardes, sécurité et modifications du service.
- Répondre aux demandes d’assistance, examiner les problèmes, prévenir les abus et tenir les registres d’audit et de sécurité.
- Mesurer l’utilisation du site et du produit, comprendre la fiabilité du produit et améliorer ARC, notre documentation et l’expérience client.
- Respecter les obligations légales, faire appliquer nos accords et protéger ARC, nos clients et les autres personnes.
Nous ne vendons pas d’informations personnelles, ne louons pas de listes de clients et n’utilisons pas vos informations pour la publicité comportementale de tiers.
Durée de conservation
Nous conservons les informations aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour fournir les services, tenir les dossiers de sécurité et d’activité, respecter la loi, résoudre les différends et faire appliquer nos accords. La durée varie selon la nature des informations et leur finalité.
- Les dossiers de compte, d’abonnement, de licence, de transaction et d’audit peuvent être conservés après la fermeture d’un compte lorsque cela est nécessaire à des fins fiscales, comptables, de prévention de la fraude, de sécurité ou juridiques. Ils comprennent les journaux de sécurité et d’activité et les adresses IP qu’ils contiennent, une trace de la suppression du compte avec l’adresse e-mail du titulaire et le nom de l’entreprise, le journal des e-mails envoyés au compte, l’historique des téléchargements, les enregistrements des ordinateurs ayant exécuté ARC Software avec le compte, avec leur dernière adresse IP et leur localisation approximative, et les enregistrements des téléphones connectés aux établissements du compte. Les journaux de sécurité et d’activité ne sont pas supprimés selon un calendrier fixe.
- Les informations d’authentification des sessions du Portail et de récupération expirent ou sont révoquées selon leurs paramètres de sécurité ; les jetons sensibles sont conservés sous forme d’empreinte lorsque le produit le permet.
- La suppression des archives Backup est prévue dans les 30 jours suivant la fin de l’option ou la fermeture du compte, sous réserve des cycles de sauvegarde opérationnelle et des obligations légales.
- Les informations d’authentification et associations de canaux Slack et Discord sont conservées jusqu’à la déconnexion de l’intégration, la fermeture du compte ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires au service.
- Les données ARC Team sont conservées tant que l’entreprise utilise ARC Team. Lorsqu’une entreprise retire une personne, son dossier est désactivé plutôt qu’effacé, afin que l’entreprise conserve son historique de travail. Nous supprimons les données ARC Team d’une entreprise dans les 180 jours suivant la fin de son option ARC Team, ou plus tôt si le propriétaire de l’entreprise le demande, hormis les copies de sauvegarde, qui expirent selon leur calendrier habituel.
- Les jetons push cessent d’être utilisés lorsque vous désactivez les notifications, lorsque vous vous déconnectez d’ARC Team ou lorsqu’Apple ou Google signale qu’un jeton n’est plus valide.
- Les enregistrements des téléphones connectés à un établissement via ARC Portal et les clés de connexion des téléphones utilisées avec Connect sont conservés dans les dossiers de sécurité de l’établissement. Une clé de connexion cesse de fonctionner lorsqu’elle est révoquée.
- Les mises à jour de réservations conservées dans Connect sont supprimées dès que l’ordinateur ARC de l’établissement les récupère, et sinon à l’expiration de la durée de conservation du service (24 heures par défaut, jamais plus de 72 heures).
- Notre hébergeur conserve ses journaux de requêtes, qui contiennent des adresses IP, pendant 30 jours au maximum.
- Les dossiers d’assistance, de feuille de route et de retours peuvent être conservés pour maintenir l’historique du produit, répondre aux demandes et améliorer ARC.
Les conversations du chat du site web expirent selon un paramètre de conservation du déploiement du service, fixé par défaut à 30 jours après leur création et limité à une plage de 1 à 90 jours. Ce paramètre n’est pas propre à chaque entreprise et l’activité ne fait pas repartir cette durée. Fermer une conversation, activer sa fermeture après 15 minutes d’inactivité ou désactiver le chat ne supprime pas les enregistrements. Les paramètres, connaissances sur l’entreprise et identifiants d’accès restent conservés jusqu’à leur suppression. Contactez l’assistance pour connaître le paramètre en vigueur ou demander une exportation ou suppression après vérification. Les dossiers légaux obligatoires et les éventuelles sauvegardes opérationnelles conservées séparément suivent leurs exigences de conservation applicables et documentées.
Les messages du chat ARC Team expirent selon la durée de conservation choisie par l’entreprise : 3, 6 ou 12 mois à compter de l’envoi de chaque message ; la valeur par défaut est de 12 mois. L’expiration supprime le message, ses photos et réactions, ainsi que les signalements associés. Archiver une conversation ou désactiver le chat n’efface pas son historique. La suppression par un administrateur efface du service le texte, les photos et les réactions du message signalé ; un emplacement indiquant le message et les dossiers de modération sont conservés. Les journaux d’audit et sauvegardes conservés séparément suivent les règles de conservation ci-dessus.
Sécurité
Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les informations, notamment des contrôles d’accès, une gestion sécurisée des sessions, le chiffrement en transit lorsque cela est approprié, le hachage des identifiants d’accès, des autorisations de service limitées et une surveillance. Aucun système n’est totalement sécurisé et nous ne pouvons garantir qu’aucune information ne sera jamais perdue, consultée ou divulguée indûment.
Vous êtes responsable de la sécurité de votre ordinateur ARC, de votre réseau local, de vos identifiants du Portail, des services connectés et des accès du personnel que vous autorisez. Contactez-nous rapidement si vous pensez que votre compte ou installation a été compromis.
Le chat du site web utilise des connexions réseau chiffrées et chiffre la clé API d’IA fournie dans les paramètres conservés. Connect doit pouvoir lire les conversations pour fournir le chat et l’IA facultative ; elles ne sont donc pas chiffrées de bout en bout. Cette déclaration ne décrit pas le chiffrement des archives Backup, qui relève de conditions distinctes.
Vos choix et demandes relatives à la confidentialité
- Consultez et mettez à jour les informations disponibles de votre compte et de votre entreprise dans ARC Portal, ainsi que vos coordonnées et votre photo ARC Team dans l’application ARC Team.
- Déconnectez Slack, Discord ou d’autres intégrations facultatives et désactivez les options cloud facultatives.
- Gérez les cookies fonctionnels et le stockage local dans votre navigateur, sachant que leur blocage peut empêcher la connexion ou les fonctions de préférences.
- Activez ou désactivez les notifications des applications et l’accès à l’appareil photo, aux photos et à la localisation dans l’application ou dans les réglages de votre téléphone.
- Si vous utilisez ARC Team ou ARC Control par l’intermédiaire de votre employeur, demandez à votre employeur de rectifier ou de supprimer des informations de votre dossier de salarié ou de mettre fin à votre accès. Les employeurs peuvent être tenus de conserver les dossiers de travail.
- Les propriétaires d’entreprise gèrent et résilient leur abonnement dans ARC Portal. Aucune des deux applications ne crée ni ne supprime de compte. Pour faire supprimer un compte et ses données, écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail du titulaire du compte. Certains dossiers sont conservés ensuite, comme décrit dans « Durée de conservation ».
- Demandez l’accès, la rectification ou la suppression d’informations personnelles par e-mail. Nous pouvons devoir vérifier votre identité et conserver des informations lorsque la loi le permet ou l’exige.
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits supplémentaires. Nous répondrons aux demandes valables conformément au droit applicable et ne vous discriminerons pas pour l’exercice d’un droit relatif à la confidentialité.
Usage professionnel, enfants et jeunes salariés
ARC est proposé aux entreprises d’escape game et à leur personnel autorisé. Il ne s’adresse pas aux enfants. Aucune personne de moins de 13 ans ne peut utiliser ARC, ARC Portal ou les applications ARC Control ou ARC Team, ni nous fournir d’informations personnelles, et ARC Team est réservé aux salariés âgés de 14 ans ou plus. Les entreprises d’escape game sont responsables de leur propre collecte et utilisation des informations des joueurs, visiteurs et salariés ainsi que des informations issues des caméras, et du respect des lois applicables à leurs activités.
Certaines entreprises emploient des salariés de moins de 18 ans. Une entreprise qui invite dans ARC Team un salarié âgé de 14 à 17 ans, ou qui donne accès à ARC Control à un salarié de moins de 18 ans, est responsable de le faire dans le respect de la loi, y compris pour toute information ou tout consentement applicable à ses salariés mineurs. Nous traitons leurs informations comme le décrit cette politique et uniquement pour le compte de l’entreprise. Si vous pensez qu’une personne de moins de 13 ans utilise ARC, ou qu’une personne de moins de 14 ans utilise ARC Team, contactez-nous : nous examinerons la situation et prendrons les mesures appropriées.
Le chat du site web n’est pas destiné à recueillir des informations sensibles ni des informations personnelles concernant des enfants de moins de 13 ans. Les entreprises ne doivent pas l’utiliser sciemment à cette fin et doivent orienter les visiteurs vers des solutions appropriées. Si vous pensez que des informations personnelles concernant un enfant ont été transmises, contactez l’entreprise et l’assistance ARC afin que la demande soit examinée.
Modifications et contact
Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure qu’ARC évolue. Nous publierons ici la version en vigueur et modifierons la date d’effet ci-dessus. Si une modification affecte substantiellement notre utilisation des informations personnelles, nous fournirons un avis supplémentaire lorsque la loi l’exige.
Vous pouvez adresser vos questions et demandes relatives à la confidentialité à [email protected]. Merci de fournir suffisamment de détails pour nous permettre de comprendre votre demande et d’y répondre.